El control de inventario de una empresa es una parte crucial de la rentabilidad de una organización. Sin embargo, muchas pequeñas empresas no practican una buena gestión cuando se trata de los artículos que venden. Algunas organizaciones tienen muy poco inventario, incapaces de cumplir con las expectativas de los clientes mediante el suministro de suficientes productos disponibles. Esto a menudo aleja a los clientes, a veces a otro negocio, y a veces para siempre.
Por otro lado, muchas empresas se van al otro extremo, almacenando artículos en exceso "por si acaso". Aunque siempre tendrán los artículos que buscan sus clientes, el riesgo de esta estrategia es perder dinero en su negocio. El exceso de inventario no solo inmoviliza un valioso flujo de caja, sino que también cuesta más almacenarlo y realizar un seguimiento.
Un control de inventario de una empresa eficaz se encuentra en algún lugar entre estos dos extremos. Si bien requiere más trabajo y planificación para lograr un proceso de gestión eficiente, las ganancias reflejarán el esfuerzo.
Tipos de inventario de una empresa
Antes de que se pueda abordar la gestión eficaz del inventario, se deberá comprender exactamente de qué se compone el inventario de una empresa. Estos son algunos de los muchos tipos diferentes de inventario:
- Materias primas o materiales que utiliza para fabricar sus productos.
- Productos sin terminar, obras en proceso que no están listas para ser vendidas.
- Productos terminados, que normalmente se almacenan en un almacén hasta que se venden o envían.
- Mercancías en tránsito, que ya no están en el almacén y están siendo transportadas a su destino final.
- Inventario cíclico, o productos que se envían a una empresa desde un proveedor o fabricante y luego se venden inmediatamente a los clientes.
- Inventario anticipado o exceso de productos en previsión de un aumento en las ventas.
- Inventario de desacoplamiento, que son piezas, suministros o productos reservados en previsión de una desaceleración o interrupción de la producción.
- Bienes MRO, que significa "suministros de mantenimiento, reparación y operación" y apoya el proceso de producción.
- Inventario de reserva, o "stock de seguridad", que sirve como colchón en caso de que surja un problema inesperado o se necesite más inventario.
Consejos para administrar un inventario
Aquí se encuentran algunos consejos esenciales para administrar eficazmente un inventario para aumentar la rentabilidad y la gestión del flujo de efectivo.
Priorizar el inventario
Categorizar el inventario de una empresa en grupos de prioridad, puede ayudar a comprender qué artículos se necesitan ordenar más y con mayor frecuencia, y cuáles son importantes para el negocio, pero pueden costar más y moverse más lentamente. Los expertos generalmente sugieren segregar un inventario en grupos A, B y C. Los artículos en el grupo A son artículos de mayor valor que se necesitan menos. Los artículos en la categoría C son artículos de menor coste que se entregan rápidamente. El grupo B es lo que está en el medio: artículos que tienen un precio moderado y salen por la puerta más lentamente que los artículos C, pero más rápido que los artículos A.
Seguimiento de toda la información del producto
Asegurarse de mantener registros de la información del producto para los artículos en el inventario. Esta información debe incluir SKU, datos de códigos de barras, proveedores, países de origen y números de lote. También se puede considerar realizar un seguimiento del coste de cada artículo a lo largo del tiempo para estar al tanto de los factores que pueden cambiar el coste, la escasez y la estacionalidad.
Auditar el inventario de una empresa
Algunas organizaciones hacen un conteo completo una vez al año. Otras realizan controles puntuales mensuales, semanales o incluso diarios de sus artículos más populares. Muchos hacen todo lo anterior. Independientemente de la frecuencia con la que se haga, hay que asegurarse de contar físicamente el inventario regularmente para constatar que coincida con lo que se cree que se tiene.
Analizar el desempeño de los proveedores
Un proveedor poco confiable puede causar problemas para el inventario de una empresa. Si se tiene un proveedor que habitualmente se retrasa con las entregas o con frecuencia se queda corto en un pedido, es hora de actuar. Se debe discutir los problemas con el proveedor y averiguar cuál es el problema. Se debe estar preparado para cambiar de socio o lidiar con niveles de existencias inciertos y la posibilidad de quedarse sin inventario como resultado.
Practicar la regla del inventario 80/20
Como regla general, el 80% de las ganancias provienen del 20% de las acciones. Priorizar la gestión de inventario de este 20% de artículos. Hay que comprender el ciclo de vida completo de las ventas de estos artículos, incluido cuántos se venden en una semana o un mes, y monitorearlos de cerca. Estos son los artículos que generan más dinero; no hay que quedarse corto en su gestión.
Por último, a la hora de hacer el control de inventario de una empresa, el software de administración de inventario no es la única tecnología que puede ayudar a administrar el inventario. Elementos como los escáneres móviles y los sistemas POS pueden conseguir mantener el inventario al día. Al invertir en tecnología, prioricemos los sistemas que funcionan juntos.