Los autónomos, hasta el momento, han permanecido ajenos a la realidad que
supone la factura electrónica. Este tipo de facturación se ha venido
asimilando a las Administraciones Públicas y a aquellas organizaciones que
trabajaban para ella.
Pero el cambio viene de camino, sobre todo para aquellos autónomos cuyos
clientes también lo son o se trata de empresas. Además, cambiará y se acabará
la manera más conocida y empleada de facturar, que se sirven de plantillas de
Word, PDF y Excel. Las organizaciones pueden servirse del Kit Digital para
modernizarse y ponerse al día con las nuevas exigencias de la normativa
vigente.
La factura electrónica
Existen dos formas de acercarse a la facturación electrónica o e-factura. La
primera manera resulta más genérica y, según el Reglamento de Facturación
español, ‘La factura electrónica es aquella factura que haya sido expedida y
recibida en formato electrónico’. El otro modo es más genérico. Se debe al
hecho de que por ‘formato electrónico’ se asimila los llevados a cabo en DOC,
PDF o XML. Esto se desprende de la opinión de la Agencia Tributaria, a través
de su
Manual de Actividades Económicas. Además, se señala el reemplazo de la información en papel y su valor legal,
siempre que se cumpla con ciertas pautas de seguridad.
El segundo modo resulta más restringido, ya que deja fuera a los formatos
electrónicos más conocidos y empleados por autónomos y empresas: Word, Excel y
PDF. Solo son aceptadas la e-facturas con un ‘formato estructurado’. Podemos
poner como ejemplo el XML, utilizado ya para facturar a la Administración
Pública.
Ventajas de la e-facturación para los autónomos
Digitalizar todo lo que tenga que ver con la forma de gestionar tu empresa
siempre será una ventaja. De hecho, con este formato se disminuye el riesgo de
error humano, se hace más factible almacenar las facturas y se consigue
acelerar la forma de facturar en un entorno B2B, que se caracteriza por
periodos extensos de compraventa.
Pero lo más beneficioso para ti de la factura electrónica es el hecho de que
resulte más fácil acotar la tasa de morosidad de tus clientes, tanto si eres
autónomo como si regentas una pyme. En este sentido, la Administración Pública
podrá controlar el cumplimiento de los plazos de pago del sector privado, que
se establecen en dos meses como máximo desde que se entrega o se presta un
producto o servicio.
Quedan apartadas de subvenciones públicas aquellas empresas cuya tasa de
morosidad supere los 30.000 €. También sufrirán una penalización aquellas
organizaciones contratadas públicamente que no paguen a sus proveedores o
subcontratas dentro del plazo previsto. Es decir, se garantiza que los
autónomos puedan cobrar a tiempo. H2¿Desde qué momento es obligatoria la
factura electrónica para los autónomos?
El
nuevo reglamento de facturación electrónica
fue aprobado en febrero de 2024 y los autónomos tendrán hasta el 1 de julio de
2025 para adoptarlo. No obstante, esta obligatoriedad no será de aplicación
para operaciones intracomunitarias. Estas operaciones seguirán su propio
criterio.
Requisitos de la e-factura
La facturación electrónica se ampara los siguientes requisitos:
-
La estructuración del formato en XML, UBL, FACTURAE o EDIFAT. Por ello,
quedan fuera los formatos en PDF, Word o Excel que no poseen esta
estructuración.
-
Se debe estar en posesión el código único por cada factura, de manera que se
pueda identificar el NIF del emisor, el número de factura, su serie y cuándo
se emite.
-
Además, la e-factura se somete al cumplimiento de los requisitos de
autenticidad e integridad. Con ello se garantiza la identificación del
emisor y que no se ha sometido a modificación.
A la hora de asegurarse del cumplimiento de estos requisitos se deberá contar
con un programa de facturación electrónica que incluirá la firma electrónica
avanzada, intercambiar datos electrónicos u otro método que se haya validado
por la Agencia Tributaria.
El sistema informático de propiedad deberá cumplir con los requisitos
establecidos en la Ley General Tributaria y en el mismo reglamento. Se exige
una declaración responsable que conste formalmente en el que se recoja que los
sistemas informáticos se atienen a las normas vigentes. Los clientes y
proveedores podrán solicitar esta declaración responsable, que debe recogerse
de forma escrita y de modo visible con los siguientes datos:
-
Nº de Identificación fiscal, nombre y apellidos, razón o denominación social
del emisor.
- Número y/o serie de factura.
-
Fecha de expedición e indicación de e-factura completa o simplificada.
- Descripción de operaciones e importe total de la e-factura.
-
Indicación de los regímenes de aplicación a las operaciones que se han
documentado para el cálculo del IVA.
En cuanto al certificado de los sistemas informáticos será el productor quien
certifique que su sistema de facturación electrónico para autónomos y empresas
se atiene al cumplimiento de la normativa, a través de una declaración
responsable por escrito y visible, de manera que pueda ser localizada por
quien lo comercializa y lo usa.