Todos hemos estado en reuniones de trabajo en las que pensamos: "Esto es una pérdida de tiempo". En la mayoría de los casos teníamos razón. Nuestra asistencia no fue necesaria. Perdimos un tiempo que podría haberse utilizado de manera más productiva en otros asuntos.
Ahora, imaginemos cuántas personas con pensamientos similares de “¿por qué estoy aquí?” son obligadas a asistir a reuniones todos los días. Reuniones de personal. Reuniones de equipo. Reuniones de gestión. Reuniones de lluvia de ideas. Reuniones de planificación. Reuniones para discutir reuniones futuras. Reuniones para informar sobre la reunión que acaba de tener lugar.
Se celebran tantas reuniones en toda la economía mundial que la cifra probablemente sea incalculable. Una estimación actual sitúa el total entre 36 millones por día, en el extremo inferior, y 56 millones por día, en el extremo superior y estas cifras corresponden únicamente a Estados Unidos.
Ése es el panorama general: es difícil entenderlo. A nivel individual, la historia se vuelve más centrada: el 85% de los altos directivos de un negocio consultado, una empresa de tecnología global, nos dicen que dedican al menos seis de cada diez horas de trabajo a reuniones.
Programar reuniones de trabajo se ha convertido en la respuesta predeterminada para muchas personas que tienen problemas en su desempeño. Sin embargo, es posible que una reunión no siempre sea el mejor curso de acción. A continuación, se ofrecen algunas sugerencias que te ayudarán a responder la pregunta: ¿reunirse o no reunirse?
- Antes de programar cualquier reunión, piensa en la situación. No programes una reunión para crear la ilusión de progreso.
- Si sabes lo que debes hacer, ¡hazlo! Programa una reunión solo si necesitas feedback o sugerencias en tiempo real de otras personas.
- Si no necesitas asistencia cara a cara inmediata, utiliza otros medios para colaborar, como correo electrónico, llamadas telefónicas o chats en línea. En muchos casos, la respuesta que obtendrás será más reflexiva y matizada que la que habrías obtenido en una reunión de trabajo, lo que crea dinámicas diferentes, como la necesidad de una respuesta rápida, en lugar de reflexión.
Además, las reuniones no son del agrado de todo el mundo: por ejemplo, una persona introvertida o que no quiere estar presente y se pasa todo el tiempo haciendo varias cosas a la vez (o peor, trabajando en algo que no tiene nada que ver). ¿Y a quién no le ha decepcionado en una reunión un sabelotodo que disfruta siendo el centro de atención y que le gusta escuchar su propia voz?
Si una reunión es la mejor opción, hazla productiva
Por supuesto, no todas las reuniones de trabajo son inútiles. Todo lo contrario. Incluso aquellas reuniones que te hicieron perder el tiempo probablemente beneficiaron a otras personas. Por lo tanto, piensa seriamente en las cosas que puedes hacer para que tu reunión sea lo más productiva posible.
Pero ten en cuenta que los costes de las reuniones son reales y, a menudo, sustanciales.
Un asesor, en un artículo titulado “El coste real de las reuniones”, ofrece una visión práctica y aproximada de la realidad: “Ten en cuenta el salario por hora de cada participante. Multiplica ese valor por la duración de la reunión. Suma el coste de cada participante y listo, tendrás el coste de la reunión”.
Pero eso no es todo, nos recuerda. “No olvidemos tener en cuenta el coste de oportunidad, es decir, el valor del trabajo que se podría haber hecho en el tiempo empleado en la reunión”.
Y, por supuesto, puede haber otros costes: comida, alquiler de habitaciones, viajes y alojamiento.
Varias organizaciones, incluidas Omni Calculator o Shopify, han creado calculadoras de costes de reuniones. La idea es que los líderes podrían pensar dos veces antes de necesitar una reunión de cuando se dan cuenta de que se llevará una parte considerable del presupuesto.
Cuando es necesaria una reunión, es tarea del iniciador hacer que funcione. A continuación, se ofrecen algunos consejos útiles:
- Define claramente el propósito de la reunión enmarcando la agenda como un conjunto de preguntas que deben ser respondidas. Esto define el “por qué” de las reuniones de trabajo.
- Proporciona a todos los asistentes material de lectura relacionado con la reunión con antelación y sé claro acerca del papel que desempeñará cada uno.
- Comienza la reunión repasando el propósito y la meta y mantén la discusión centrada en el tema, de modo que se respondan las preguntas pendientes. Dado que todos los participantes tienen funciones que desempeñar, asegúrate de que todos participen.
- Vuelve al círculo con un resumen, destacando los próximos pasos, quién es responsable de completarlos y cuándo deben completarse.
Como dijo un importante hombre de negocio, “las reuniones deben ser como la sal: una especia espolvoreada con cuidado para realzar un plato, no vertida imprudentemente sobre cada bocado”.
La verdad es que, con una planificación anticipada, las reuniones de trabajo pueden ser herramientas útiles. De ti depende utilizarlas adecuadamente. Recuerda que en Adecco Empresas ponemos a tu disposición una serie de herramientas para que te olvides de tareas tediosas y puedas centrarte en lo que realmente te interesa en tu negocio.