Gestión de inventario: cómo realizar un seguimiento de tu stock actual
La gestión de inventarios de una empresa se encarga de utilizar una serie de estrategias y procedimientos, para así determinar las cantidades óptimas de stock de mercancía y productos que debe tener la empresa.
Para lograr un seguimiento de tu stock actual se recomienda garantizar la optimización y automatización, con el fin de disminuir las pérdidas y obtener un alto rendimiento y eficiencia en las ventas, además de no perder clientes.
Actualmente, existen empresas que se encargan de realizar todas las actividades relacionadas con el control de inventario, como el outsourcing, por ejemplo, y de esta manera se puede lograr un gran rendimiento en la compañía.
Cómo hacer la gestión de inventario en una empresa
La gestión de inventario en una empresa es una actividad que se debe realizar de una manera integral y coordinada entre las áreas involucradas, tanto dentro de la empresa como fuera de ella, ya que también se deben considerar a los clientes y proveedores.
Para realizar la gestión de inventario se tienen en cuenta las siguientes estrategias:
A partir de las necesidades que presenta una empresa en cuanto a su funcionamiento interno se fijan ciertos objetivos, como hacer un control exacto de la mercancía, o implementar estrategias relacionadas con la mercancía del almacén.
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Identificar correctamente cada artículo
Lo más recomendable es etiquetar de forma correcta los artículos que se encuentran el almacén. Esto es esencial a la hora de efectuar el inventario, ya que te permite ejecutar las acciones de manera sencilla y rápida.
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Determina el nivel óptimo de inventario
En este punto, la empresa debe establecer la cantidad de stock, la cual no debe mostrar excesos que traigan como consecuencia el incremento de gastos de almacenamiento, pero que tampoco se presenten deficiencias que afecten la demanda de los clientes.
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Ejecuta un seguimiento del inventario
Para lograr esto se puede emplear un software de gestión de inventarios, por medio del cual puedes conocer toda la información relacionada con la mercancía (la que entra y sale del almacén). Dicho inventario se actualiza en tiempo real.
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Realiza un conteo físico periódicamente
Se recomienda realizar un conteo físico regularmente. A pesar de que tienes la información en el sistema de todas las existencias, puede suceder que salgan productos que no son contabilizados, por equivocación, hurto o por descuido, por ejemplo.
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Emplea un software de facturación electrónica
En la gestión de inventario es una gran idea integrar el software de gestión con un sistema de facturación electrónica. Además, el software de facturación electrónica por si solo genera un reporte, ventas y compras, en el cual puedes ver que has vendido o no.
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Realizas informes de gestión
Debes desarrollar informes de la gestión de inventarios periódicos, los cuales te ayudarán a establecer los puntos a mejorar y los problemas que se pueden solucionar, además de conocer la existencia de avances con respectos a meses anteriores.
Efectuar un análisis de las ventas permitirá que sea más eficiente el control de stock, de esta manera te anticiparás a la demanda y puedes asegurarte de no quedarte sin stock en algún momento y no perder clientes.
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Emplea un sistema de clasificación de la mercancía
Ordenar y clasificar la mercancía correctamente es fundamental para lograr una rapidez en las operaciones diarias y de esa forma evitar pérdidas, para lo cual puedes utilizar el método ABC o el método FIFO.
Es muy importante delegar funciones para cada una de las tareas a realizar en el inventario, para ello debes considerar el perfil del talento humano con el que cuentas en la empresa, sus características y habilidades.
Pasos a seguir en la externalización de la gestión de inventario para hacer más eficiente el proceso
Muchas empresas recurren a la subcontratación para llevar a cabo la gestión de inventario, sobre todo cuando se producen excesos de inventario y existe una acumulación de stock de productos.
El outsourcing de gestión de inventarios aborda las actividades relacionadas con inventarios en los siguientes pasos o etapas:
1. Identificación de los productos que se agregan en el inventario
En esta primera etapa la empresa externa determina cuáles son los productos que se necesita incluir en el control de inventario y cuáles no, es decir, efectúa una relación completa de todos los productos.
2. Ubicación de los materiales
La empresa externa debe determinar dónde se encuentran ubicados los materiales y productos que se necesitan para hacer el inventario
3. Conformación del equipo de trabajo
El outsourcing de gestión de inventarios designa personas particulares para que ejecuten las actividades en la empresa, quienes serán los responsables de mantener actualizada la información por medio de una planificación previa.
4. Proceso de inventario
Después que la empresa externa ejecuta todo el diagnóstico para la realización del inventario, viene el proceso de realización del mismo de acuerdo con una programación preestablecida.