¿Qué tengo que hacer al contratar a un trabajador?
Lógicamente, al momento de contratar un trabajador para tu empresa es preciso seguir una serie de pasos para que esté en regla.
Son varios los aspectos a tener en cuenta para completar todos los trámites legales que exige la legislación actual y es por eso que cada vez más firmas recurren a un servicio externo.
Es una excelente alternativa porque estos profesionales cuentan con los conocimientos necesarios para hacer una labor perfecta.
Además, el departamento de RRHH, o el área a cargo de estos trámites, quedará liberada para hacer otras tareas que hacen al funcionamiento de tu empresa.
Pasos previos a la contratación
Antes de contratar trabajadores, vale aclarar que hay dos pasos que se aplican solo en determinadas circunstancias:
Alta de trabajadores
El alta de un trabajador es un acto a través del cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce que una persona que inicia una actividad laboral está incluida en el sistema de Seguridad Social.
Los derechos y beneficios que tendrá la persona van a depender del tipo de trabajo para el que fue contratado.
Vale aclarar, por si hace falta, que este es un proceso obligatorio para todos los empresarios españoles o extranjeros que abren una empresa en el país.
No hacerlo es motivo de sanciones - en la mayoría de los casos, durísimas - porque deja sin derechos a sus empleados.
Los autónomos y las PYMES con menos de 15 trabajadores podrán dar de alta a sus empleados de manera online a través del sistema “Red Directo”, presentando el impreso TA.2/S.
Esta modalidad no solo permite poner en regla rápidamente a nuevo personal, sino que desde aquí también pueden darse de baja o modificar datos.
La solicitud de alta en la Seguridad Social debe contener los siguientes datos:
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Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
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Nombre, apellido y DNI del trabajador.
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Régimen de Seguridad Social.
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Código de Cuenta de Cotización del empresario.
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Número de Seguridad Social del trabajador.
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Domicilio del empleado.
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Fecha de inicio de la actividad.
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Grupo de cotización.
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Tipo de contrato y coeficiente de la jornada.
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Ocupación (en los supuestos indicados en la Disposición adicional cuarta de la ley 42/2006 del 28 de diciembre de 2006).
Registro del contrato de trabajo
Otro de los trámites obligatorios que tiene que hacer un empresario cuando contrata personal es el del registro del contrato de trabajo, proceso que deberá hacer en un plazo de 10 días.
En concreto, tendrá que llevar una copia al Servicio de Empleo Público Estatal de la comunidad autónoma correspondiente.
Aquí lo más importante es que esté bien especificado de qué tipo de contrato se trata (temporal, indefinidos, formativos o en prácticas).
Vale destacar que, en aquellos convenios que no estén formalizados por escrito, el empresario igualmente tiene la obligación de comunicarlo en el Servicio de Empleo Público Estatal.
Ingreso de cuotas de cotización
Además de pagar los salarios en tiempo y forma, los empresarios son responsables del ingreso de la cotización propia y de la de los trabajadores frente a la Seguridad Social.
Para ello, se le descuenta una parte del salario a los trabajadores en concepto de aportes para su futura jubilación.
La presentación de los documentos para los pagos correspondientes puede hacerse en cualquier entidad financiera (Bancos, Cajas de Ahorro, Cajas Rurales, etc.) que esté autorizada para actuar como Oficina Recaudadora.
Baja de trabajadores
La solicitud de baja de los trabajadores es un proceso mediante el cual se termina la relación laboral entre la empresa y un empleado.
Al igual que el alta, hay que hacer un trámite en la Seguridad Social. Los requisitos son los mismos, con la diferencia de que hay que incluir las causas de la baja y la fecha en que la persona deja de trabajar para la firma.
Variación de datos
Por último, otro trámite que suelen hacer los empresarios es el de la variación de datos, proceso que se debe realizar cuando hay modificaciones en la información de un empleado o de la firma en lo que respecta a las condiciones laborales.
Por ejemplo, cuando un trabajador es ascendido, deben comunicarse todas las variaciones correspondientes al nuevo puesto.
Contratar consultoría externa
Son varios los trámites a los que una empresa debe estar atenta cuando se trata de dar de alta o de baja a un trabajador.
Por esta razón, una buena idea para descomprimir y liberar al departamento de RRHH, es recurrir a un servicio de externalización, algo que cada vez más firmas hacen.
Es que es la mejor manera de que todos los trabajadores estén en regla y, en consecuencia, no tengas problemas en el futuro porque falta un documento o te has olvidado de hacer algún trámite.