Trabajar online está muy lejos de trabajar en una oficina, con colegas y
compañeros de trabajo siempre disponibles cerca para apoyarnos, si es
necesario. La buena noticia, sin embargo, es que desafíos como la gestión del
tiempo, la productividad en línea y conseguir el bienestar laboral en línea no
son insuperables.
Capacitar a los empleados para trabajar de forma remota
Puede resultar una sorpresa para muchos líderes de equipos virtuales, pero es
posible que sus empleados estrella en el “mundo real” sufran enormes pérdidas
de eficiencia y productividad en línea. Esto se debe a que no están
acostumbrados a teletrabajar y también a que trabajar online tiene un conjunto
único de distracciones, que no saben cómo reconocer y solucionar fácilmente.
En este artículo, exploraremos las principales fórmulas para de maximizar la
gestión del tiempo, la productividad en línea y la eficiencia de la fuerza
laboral remota.
Tutorial de capacitación remota paso a paso
Para que esta capacitación sea un éxito, es importante brindarles a los
empleados un recorrido completo de lo que deben esperar de la
capacitación. Lanzar iniciativas de capacitación “en frío” podría dejar a
algunos empleados, especialmente a aquellos nuevos en el teletrabajo, con
dificultades para mantenerse al día.
Cosas para considerar:
-
Decidir su modo de impartición: sincrónico versus asincrónico, dirigido por
un instructor versus combinado.
- Crear una lista detallada de objetivos de formación.
-
Resaltar las expectativas (asistencia mínima obligatoria, envío regular de
tareas, participación total en las deliberaciones del grupo, etc.).
-
Enviar los aspectos más destacados/resumen del curso varias semanas antes
del inicio.
-
Asegurarse de que todos los participantes tengan perfiles y credenciales de
inicio de sesión funcionales varios días antes de la fecha planificada del
recorrido.
-
No iniciar el “modo recorrido” inmediatamente. Realizar una ronda de
“rompehielos virtuales” para presentar al equipo y animar el ambiente antes
de comenzar.
Asignar un mentor a los nuevos empleados remotos
Los empleados que nunca antes han trabajado online podrían considerar que se
trata de un cambio de paradigma al que adaptarse. Por lo tanto, para que la
capacitación de los empleados remotos sea un éxito, es útil que cada nuevo
teletrabajador cuente con un experto de la empresa que lo oriente o guíe
durante el proceso de trabajo remoto, de manera que aumente el bienestar
laboral en línea.
Cosas para considerar:
-
Identificar formalmente (nombre, título/función, información de contacto,
etc.) a las personas que actuarán como mentores.
-
Establecer reglas/límites de tutoría (cuándo contactar; cómo [correo
electrónico, mensajes de texto, chat de voz, videollamadas], frecuencia del
contacto).
-
Establecer los roles, responsabilidades y deberes que definen claramente la
relación mentor/aprendiz.
Programar controles frecuentes
Se debe hacer esto a nivel de equipo, así como para cada trabajador
individual, y evaluar cómo les está yendo tanto a nivel profesional como
personal. El desafío más singular de toda actividad virtual, incluida la
capacitación del personal para trabajar online, es el aislamiento social. Los
registros ayudan a los trabajadores remotos a tener un sentido de
comunidad. Si se ignora a esos trabajadores durante demasiado tiempo, podría
afectar la salud y el bienestar laboral en línea y ser un lastre para la
productividad en línea.
Cosas para considerar:
-
Realizar controles frecuentes para “mantenerse en contacto” con el equipo
virtual.
-
Además de las actualizaciones profesionales, asegurarse de evaluar también
su bienestar personal.
-
Cuando los controles se convierten en sesiones de trabajo completas, a veces
es más productivo pedir a miembros específicos del equipo que se reagrupen
en sesiones de trabajo.
-
Es posible que algunos trabajadores remotos no se sientan cómodos exponiendo
sus “lados personales” a todos en una reunión virtual; por lo tanto,
tengamos en cuenta eso.
-
Dejar la puerta abierta para que los empleados individuales soliciten un
contacto más frecuente o se comuniquen con nosotros en entornos privados
individuales para discutir temas individuales, ya sean personales o
profesionales.
Supervisar la participación y el rendimiento de los alumnos
Como administrador de equipo remoto que capacita a su equipo para trabajar en
línea, no tendrá el mismo nivel de visibilidad sobre su personal que si
estuviéramos en una oficina física. Por lo tanto, es fácil ignorar a los
alumnos durante períodos prolongados, lo que da como resultado su desinterés,
una mala gestión del tiempo y un bajo rendimiento.
Cosas para considerar:
-
El compromiso y el desempeño van de la mano. Para garantizar que la
capacitación laboral online logra ambos objetivos, debemos asegurarnos de
que los participantes “capten el programa” (es decir, comprendan sus metas y
objetivos) y “se adhieran al programa” (es decir, cumplan con sus funciones
y responsabilidades como estudiantes remotos).
-
No seamos un entrenador pasivo. Prestemos atención a lo que hacen los
alumnos online, lo que dicen y cómo se expresan, interactúan con nosotros y
se comunican con otros miembros del equipo.
-
Es importante que los formadores comprendan que no todos los trabajadores a
distancia son iguales. Es posible que algunos no acepten la interacción
remota; otros podrían no ser buenos en autogestión y regulación. Detectemos
esas tendencias y ofrezcamos consejos/estrategias para abordar esas
deficiencias.
Gestión del tiempo cuando se trabaja desde casa
Aunque es posible que esté capacitando al personal para que desempeñe las
mismas funciones, aunque online, que lo harían si estuvieran en la oficina, el
tiempo que lleva realizar ese trabajo puede diferir considerablemente. Algunas
tareas pueden requerir más tiempo porque el personal no sabe cómo trabajar con
equipos remotos. Otras tareas pueden retrasarse porque las personas que las
realizan no tienen las habilidades adecuadas para la gestión del tiempo o
carecen de destreza con las herramientas en línea.
Cosas para considerar:
-
Asegurarnos de que sepan cómo utilizar las herramientas (aplicaciones,
software, sistemas, equipos) del oficio.
- Capacitar a los empleados para priorizar el trabajo.
-
Enseñarles cómo realizar un seguimiento de los proyectos, especialmente si
el equipo remoto trabaja en varias tareas simultáneamente.
- Ayudarlos a perfeccionar sus habilidades multitarea.
-
Animarlos a delegar algunas tareas a otros colegas que puedan estar mejor
capacitados para realizarlas.
-
Como parte de su capacitación, incluyamos consejos y técnicas para
mantenerse concentrado, prestar atención a la gestión del tiempo y evitar
distracciones cuando trabaje de forma remota.
Consejos de productividad en línea: encontremos la mentalidad productiva
Trabajar en espacios de trabajo formales (es decir, “en la oficina”) brinda a
los empleados numerosas vías para mantenerlos concentrados y
productivos. Estas incluyen comunicarse con colegas cercanos con desafíos
similares o utilizar “descansos comunitarios” (como en una cafetería o área de
almuerzo) para conectarse con compañeros de trabajo. Desafortunadamente,
trabajar online no ofrece esas oportunidades. La formación de trabajadores
remotos debe ofrecer a los empleados consejos y técnicas sobre cómo establecer
un estado de ánimo que conduzca a una productividad en línea óptima.
Cosas para considerar:
-
Rituales de inicio del día: meditación y planificación y priorización de la
jornada laboral.
-
Durante el día: gestionar su bandeja de entrada; atender llamadas y
solicitudes de reuniones, incluidas las no programadas. Estrategias de
tiempo libre para aliviar el estrés, como descansos regulares para estirarse
o ejercicios en el escritorio.
-
Rituales al final del día: consultar listas de tareas pendientes, revisar
las tareas/prioridades del día siguiente.
-
Consejos generales de productividad en línea: preparación antes de
reuniones/sesiones de trabajo, ocuparse de asuntos personales si es
necesario, tomarse un "tiempo de tranquilidad" para concentrarse
en los elementos de su lista de tareas.
Trabajar en remoto está muy lejos de trabajar en una oficina, con colegas y
compañeros de trabajo siempre disponibles cerca para apoyarlo, si es
necesario. La buena noticia, sin embargo, es que estos desafíos no son
insuperables. Hay muchas maneras de abordarlos y mejorar la gestión del
tiempo, la productividad en línea y el bienestar en línea de los
teletrabajadores.