¿Alguna vez has categorizado a las personas según la rapidez con la que responden a tus correos electrónicos? Seguro que la respuesta es ‘sí’. Ser eficiente es una habilidad vital para lograr el éxito. Sin embargo, el exigente entorno laboral actual presenta desafíos constantes, como la gestión de múltiples tareas, la procrastinación y la búsqueda de la perfección. Como resultado, podemos sentirnos abrumados, lo que puede dificultar el progreso, incluso en tareas sencillas como responder un correo electrónico. Por eso, en la industria tecnológica, las prácticas ágiles enfatizan la importancia de “hacer las cosas” antes de pasar a la siguiente. Es importante analizar algunos consejos de eficiencia en el trabajo.
Dejar tareas sin terminar, como escribir un correo electrónico pero no enviarlo, codificar sin probar o hablar con un cliente pero no cerrar la venta, puede llenar nuestra agenda sin lograr ningún progreso real. Esto puede provocar frustración, ansiedad y agotamiento, haciéndonos sentir que hemos trabajado duro pero no hemos logrado mucho. Antes de que nos demos cuenta, nos sentimos abrumados por nuestra interminable lista de tareas pendientes. ¿Te identificas?
El impacto psicológico de sentirse abrumado
Si tus listas de tareas pendientes se siguen extendiendo, te da miedo revisar tu correo electrónico o te pones ansioso al realizar una tarea, pensando en las otras que no estás haciendo, te siente abrumado y probablemente al borde del agotamiento. En lugar de hacer las cosas, te estás comprometiendo demasiado y asumiendo más de lo que puedes manejar. Esto puede resultar en lo que en psicología se llama un momento de pánico conocido como respuesta de congelarse, volar o luchar.
Congelar: procrastinación
Encontrarse posponiendo ciertas partes que parecen más difíciles o tediosas. Esto podría incluir cosas como pedir ayuda, comunicarse con alguien, revisar un documento o ultimar los detalles de un proyecto. La procrastinación suele ir acompañada de sentimientos de culpa, estrés y ansiedad.
Volar: evasión
Simplemente evitar tu lista de tareas importantes y urgentes pasando tiempo en tu teléfono, agregando aún más cosas a tu lista o haciendo tareas simples, pero no urgentes, que parecen más fáciles de hacer o menos aburridas (pero que al menos te hacen "sentir" como si estuvieras haciendo algo).
Lucha: multitarea y exceso de trabajo
Reaccionar impulsivamente sin elaborar estrategias ni buscar ayuda. En consecuencia, podrías acabar desviándote por diversas tareas que parecen relacionadas con tu objetivo pero que no te ayudan a avanzar hacia él. Comienzas una tarea y luego pasas a otra, y luego comienzas una tercera solo para sentir que estás progresando en tu lista de tareas pendientes (multitarea). O puede que trabajes demasiado en nombre del perfeccionismo. Quieres hacerlo perfectamente, pero te enredas tanto en los detalles que no puedes ver la línea de meta.
Cómo hacer las cosas
En su lugar, prioriza las tareas y abórdalas de una en una, para asegurarte de poder tacharlas de tu lista de quehaceres pendientes. Estos son algunos de los consejos de eficiencia en el trabajo que te harán descargar la presión a la que te ves sometido.
Cálmate
Comienza respirando lentamente para detener la respuesta de pánico y permitir que tu cerebro piense con mayor claridad. Según la opinión experta de Harvard Business Review se recomienda comenzar con el diálogo interno. “El mejor diálogo interno te ayuda a sentirte más tranquilo y en control. Combina la autocompasión y la adecuada asunción de responsabilidades”. La mayoría de las veces, la ansiedad surge al comparar tu desempeño con el de los demás. Aléjate de la tarea y atrévete a ser un empleado promedio.
Prioriza una vez al día
Establecer prioridades claras, pero hacerlo solo una vez al día, no dudes a lo largo de toda la jornada. Este es uno de los consejos de eficiencia en el trabajo que dictan los investigadores. Planifica las tareas que realizarás en las siguientes 8 horas, identificando hora de inicio y finalización. La forma más sencilla es marcar el tiempo en tu calendario. Llena tu día primero con tareas importantes y luego agrega las tareas más pequeñas. Dedica una hora al día a tareas de 2 minutos para reducir las distracciones durante el resto de la jornada.
Aceptar
Utiliza el tiempo asignado planificado y no lo excedas. En la industria tecnológica, el concepto de "deuda técnica" se utiliza para referirse a una situación en la que aceptas un cierto nivel de calidad del trabajo, reconociendo que se podría hacer más trabajo, pero eliges posponerlo para poder completar la tarea a mano. Define un estado "suficientemente bueno" y, si el tiempo lo permite, podrás volver atrás y concentrarte en los detalles más adelante.
Visualizar tu trabajo en progreso
Utilice un Kanban personal para detectar fácilmente cuándo estás trabajando en demasiadas cosas al mismo tiempo y el trabajo en progreso está aumentando. Un kanban personal podría ser como un contenedor o una carpeta para "elementos abiertos", físicamente en tu escritorio o digitalmente como una carpeta, o usar aplicaciones para hacerlo automáticamente. Los borradores de correos electrónicos también son una buena medida del trabajo en progreso.
Terminar tu día intencionalmente
Al final del día, es importante revisar tu progreso y determinar qué tareas se completaron, qué tareas aún deben realizarse al día siguiente y dónde puedes necesitar ayuda. Tómate el tiempo para celebrar tus logros al final del día y recompénsate por completar los quehaceres.
Por último, en un mundo lleno de distracciones, FOMO y demandas competitivas, no se puede subestimar el poder de hacer las cosas. Recuerda, no se trata de realizar más tareas simultáneamente; se trata de realizar cada tarea de manera efectiva y lograr tus objetivos con un propósito. Estos son algunos de los consejos de eficiencia en el trabajo más importantes.